La gestión de la comunicación es una de las principales dificultades que tienen los comunicadores sociales, pocos conocen como formular propuestas proyectos y más aún la gran mayoría desconoce los elementos sociales y protocolarios que rodean a compañía.
Somos expertos en crearacciones desde lo textual excelentes perocobardes y débiles en argumentos parallevar dichas acciones al cumplimiento pleno de nuestras metas. Por ello un curso como gestión de la comunicación nos proporciona una pincelada de los que será el quehacer organizacional como profesionales.
La metodología de trabajo, las exposiciones y el trabajo reflexivo generado a partir de ellas nos permitieron aprender y aprehender de forma más integral todos los conceptos y planteamientos vistos en clase.
La posibilidad de relacionar temas como el balance general, y el presupuesto con el área comunicacional permiten reflexionar frente a la necesidad que tiene el comunicador de ser un intelectual y dearticular su vida profesional con múltiples disciplinas.
A título personal el curso cumple con las expectativas propuestas y con el plan formulado, además el uso de herramientas metodológicas fue asertivo y recurrente, lo que permitió darle dinamismo y continuidad a la clase.
No sólo hay que ser, sino parecer y hacer, para tener
El protocolo empresarial se refiere a todos los elementos que rodean las relaciones entre los empleaos y directivas y las directivas y los correspondientes proveedores, empresarios y públicos de la empresa.
Ello abarca elementos como los procedimientos para una negociación, los lugares y escenarios en los que se deben llevar a cabo, el vestuario, el uso de la palabra, a las formas de saludar y establecer negociaciones. En general abarca todos los elementos esenciales y fundamentales de los comportamientos de respeto y jerarquía que se deben tener en cuenta dentro y fuera de la organización.
El comunicador es el encargado de establecer los elementos dados en las empresas para dichos procesos de negociación, y es quién ofrece elementos favorables para que su jefe al desarrollas cualquier actividad gerencial sea asertivo y conocedor de las culturales y aspectos importantes de otras instituciones. Por ello es fundamentan que este profesional no sólo conozca el protocolo de su empresa sino el de las que rodean los intereses de la misma.
Es el conjunto de elementos gráficos y elementos visuales y sonoros que llevan las actividades y productos de la empresa, y que permiten generar identidad y diferenciación respecto a otras organizaciones. Podemos hablar que son los que generan riqueza de marca.
Dentro de esos elementos se encuentran los isotopos, logotipos, slogan, colores corporativos, jingles y su aplicación en diferentes soportes, como uniformes de empleados, suvenires, papelería, señalización. Etc.
Las personas encargadas de conservar y adaptar esa imagende acuerdo a las necesidades del medio y al a identidad corporativa son los expertos en marketing, el departamentos de comunicaciones y relaciones públicas, y el área de publicidad.
Por lo general con la imagen corporativa lo que se busca vender es un estilo o características del producto, se intenta mostrar que la empresa es modera, próxima a sus clientes, confiable, que tienen buenos precios y excelente calidad.
La imagen corporativa es holística, inevitable, subjetiva y simbólicala constituyen todos los públicos que están en la empresa, principalmentelos accionistas y empleados.
El comunicador es un elemento indispensable para la conservación de la imagen corporativa y para fortalecer la forma cómo los trabajadores la llevan a los diferentes escenarios de su vida, además es quién de una u otra forma la posiciona a nivel interno, de una buena imagen dependerá, en gran medida el éxito de una empresa.
El nivel de impacto dela imagen de una empresa está dado por lanotoriedad y notabilidad que esta genera y se puede medir por el reconocimiento y la recordación que genere en los clientes, además por las emociones que genere en ellos.
Elementos como la responsabilidad socialayudan a construir una imagen favorable de la empresa para sus públicos, además fortalece las relaciones entre el producto y la empresa (factores de confiabilidad).
El comunicador deberá ser un protector del manual de estilo, como la herramienta en laque se consignan todos los usos adecuados y no adecuados y las aplicaciones del logo. Por otro lado en él se consignan todas las características de los elementos distintivos de la marca como el uso del color, las fuentes, formas y sus respectivos significados.
La identidad corporativa la constituyen todos los elementos visuales y comportamentales que se generan en los diferentes públicos de la empresa, principalmente los internos. Esta se caracteriza por ser intransferible, intrínseca e irrepetible,e incluye la filosofía organizacional, la misión, la visión, los objetivos, los valores, la historia, traiciones y mitos.
La cultura organizacional está conformada por dos elementos: el primero de ellos lo constituyen los factores esenciales, donde se conforma todo el pensamiento organizacional y se conforma la imagen de la empresa en el imaginario colectivo de los públicos que la rodean. En segundo lugar están los factores accidentales que tienden a influenciar sobre los actos esenciales.
Es así como el comunicador debe conocer el ambiente todos los factores, actores y elementos que constituyen la identidad corporativa, ello debido a que debe considerarlos antes de implementar una acción o proyecto, porque de modificar alguno de los elementos que constituyen ese entorno, puede afectar gravemente no solo la imagen e la empresa sino los intereses económicos, sociales e identitarios de la misma.
Dentro de las acciones que puede emprender el comunicador para fortalecer la identidad de la empresa están el fortalecimiento de la convivencia entre los actores y públicos de la empresa, ELLO A TRAVES DE LA GENERACION DE CONTENIDOS INSTITUCIONALES.
Es la explicación cuantitativa del comportamiento que tiene una empresa en un periodo específico. Es el procesos mediante el cual se establecen unos indicadores de cumplimiento de los planes y estrategias implementaos por la empresa que buscan un mejoramiento continuo.
En los indicadores de gestión existen recursos que facilitan la elaboración de procesos y el cumplimiento de metas, entre ellas está la CHECK LIST, o lista de chequeo, en la que se consignan los planes con el fin de llevar un control sobre el cumplimiento de los objetivos, para ello se debe tener en cuenta el circulo de acción que esta dado por la matriz:
- Planeación - Hacer - Verificar - Ajustar - Teniendo en cuenta que la acción de administrar es la acción de reconocer el presente y saber qué y cómo se quiere el futuro, la anterior matriz indica los procesos básicos e interdisciplinarios que deben desarrollarse en la búsqueda de ese futuro exitoso. Así, la lista de chequeo configura un elemento esencial, en el que se depositan los objetivos, las actividades, los responsables, el tiempo , los recursos, y una matriz de verificación que sirve para tener control etapa por etapa de un evento, actividad o proyecto.
El comunicador deberá implementar este recurso para medir tanto los objetivos de un periodo, como la realización d eventos o propuestas comunicativas, con ello podrá elaborar planes e informes desde la gestión realizada.
El balance general y el presupuesto le sirven a un comunicador para desarrollar las estrategias a implementar en el área comunicacional de la empresa, le ofrecen herramientas para formular planes de acción y definir rublos presupuestales. Permiten que el comunicador se construyacomo un gerente de las comunicaciones e interactué con diferentes departamentos, proporcionando un desarrollo integral de la empresa, tanto a nivel interno como externo.
Por otro lado el comunicador es le encargado de socializar la información contable de la empresa, pro tanto si conoce como funciona podrá codificar las informaciones de tal modo que los diferentes públicos interesados de la organización tengan acceso a la información de forma veraz, sencilla y oportuna. Además esta información le permitirá crear incentivos o plnes de ahorro entre los empleados y las directivas y dependiendo de la situación de la empresa, lo que permitirá mejorar el clima organizacional.
PRESUPUESTO
Un presupuesto es un plan que traduce las operaciones organizacionales en dinero, este plan requiere de la especificación de los gastos y la procedencia de los ingresos. Consiste en la previsión y planeación de la ejecución de un trabajo, en términos monetarios, para un período determinado con el fin de alcanzar unas metas propuestas
CLASIFICACIÓN DEL PRESUPUESTO
Por el tipo de empresa:
Públicos: Son aquellos que realizan los gobiernos, Estados, Empresas Descentralizadas, etcétera, para controlar las finanzas de sus diferentes dependencias.
Privados: Son los presupuestos que utilizan las empresas particulares, como instrumento de su administración.
Por su contenido:
Principales: Estos presupuestos son una especie de resumen, en el que se presentan los elementos medulares, en todos los presupuestos de la Entidad.
Auxiliares: Son aquellos que muestran, en forma analítica, las operaciones estimadas por cada uno de los departamentos que integran la organización de la Compañía.
Por su forma:
Flexibles: Estos presupuestos consideran anticipadamente, las variaciones que pudiesen ocurrir y permiten elasticidad, por posibles cambios o fluctuaciones propias, lógicas o necesarias.
Fijos: Son los presupuestos que permanecen invariables, durante la vigencia del período presupuestario o en el curso de varios. La razonable exactitud con que se han formulado, obliga a la Institución a aplicarlos en forma inflexible a sus operaciones, tratando de apegarse lo mejor posible a su contenido.
Por su duración:
La determinación del lapso que abarcarán los presupuestos dependerá del tipo de operaciones que realice la Empresa, y de la mayor o menor exactitud y detalle que se desee, ya que a más corresponderá una menor precisión y análisis. Así pues, puede haber presupuestos:
Cortos, los que abarcan un año o menos.
Largos, los que se formulan para más de un año.
REQUISITOS PARA UN BUEN PRESUPUESTO
Conocimiento de la empresa: Los presupuestos van siempre ligados al tipo de entidad, a sus objetivos, a su organización, y a sus necesidades, su contenido y forma varían de una institución a otra principalmente en el grado de análisis requerido, por lo cual es indispensable el conocimiento amplio de las empresas, los objetivos y las necesidades en que se hayan de aplicar.
Exposición del plan o política: El criterio de la compañía y los objetivos frente al presupuesto deberán hacerse conocer a través de manuales o instructivos, esto con el propósito de uniformar el trabajo y coordinar las funciones de las personas encargadas de la preparación y la ejecución del presupuesto, definiendo responsabilidades y los límites de autoridad en cada uno de ellos, así como evitar opiniones particulares o diversas.
Coordinación para la ejecución del plan o política: Deberá existir un Director del presupuesto, que actuará como coordinador de todos los departamentos que intervienen en la ejecución del plan.La sincronización de las diferentes actividades se harán elaborando un calendario, en que se precisen las fechas en que cada departamento deberá tener la información necesaria, para que las demás secciones puedes desarrollar sus estimaciones.
Fijación del período presupuestal: La determinación de este período opera en función de diversos factores, tales como la estabilidad o inestabilidad de las operaciones de la empresa, el tiempo del proceso productivo, las tendencias del mercado, ventas de temporada, etcétera.
Dirección y vigilancia: Una vez aprobado el plan, cada uno de los departamentos recibirá la delegación de elaborar los presupuestos que les correspondan, con las instrucciones o recomendaciones, que ayudarán a los jefes a poner en práctica dichos planes.
Un buen sistema de presupuesto requiere de un trabajo continuo y minucioso, estudio de las circunstancias que pudieran modificarlo; que la persona que haya de encargarse de él, posea conocimientos y tiempo suficientes para vigilar tanto su cumplimiento como los posibles cambios.
Dirección y vigilancia: La voluntad de implantación del presupuesto por parte de los directivos y su respaldo es indispensable para su buena realización y desarrollo, lo cual da al presupuesto un uso no solamente informativo sino que lo convierte en un plan de acción operativa, y de patrón de medida de lo ejecutado.
COSTES
El cálculo de costes te ayudará a determinar de manera realista lo que te costará poner en práctica tu plan operacional.
Costes operacionales: costes directos resultantes de la realización del trabajo. Por ejemplo: el coste del alquiler de instalaciones para la celebración de actos, la impresión de una publicación, los viajes en donde se van a llevar a cabo los trabajos de campo; también se podrían incluir materiales, equipamiento, transporte y servicios.
Costes organizativos: costes de tu base organizativa que incluyen a la dirección, administración o gobierno. Una vez que te hayas decido por el mejor sistema de organización para apoyar tus planes organizativos, incurrirás en los gastos organizativos de manera regular, aunque no lleves a cabo tus planes o no tengas niveles de actividad tan altos como habías esperado. Por ejemplo: si alquilas instalaciones para tus proyectos, pero sólo consigues llevar a cabo dos de ellos, aún tendrás que pagar el alquiler de los otros espacios; si has contratado a una recepcionista, le tendrás que pagar, aunque se haya dispuesto poco de sus servicios.
Costes de empleo de personal: costes de tu personal básico, como son los participantes en la administración, las personas que realizan un trabajo transversal de proyectos (este tipo de costes se pueden categorizar dentro de «costes organizativos»). Estos costes incluyen sus salarios y cualquier otro subsidio como la asistencia médica o el pago de los fondos de pensiones de los que son responsables. Puedes «cancelar los costes de personal» a ciertos proyectos a cargo de la organización. Así, por ejemplo, si tu agente de publicaciones va a gastar la mitad de su tiempo trabajando en publicaciones para un proyecto en particular, entonces puedes incluir la mitad de su salario y subsidio en tus costes del proyecto. Si tu Director va a gastar un 15% de su tiempo proporcionando apoyo administrativo para el jefe del mismo proyecto, entonces el 15% de su tiempo y subsidio también puede ser cargado a nombre del proyecto.
Costes de inversión: costes para grandes «inversiones» que, mientras sean necesarias debido al proyecto o proyectos, permanecerán como capital organizativo incluso después de que acabe el proyecto. Los vehículos y equipamiento como también los ordenadores y fotocopiadoras se pueden incluir en esta categoría. Puede que todos los proyectos los utilicen, o bien, sólo un proyecto en particular los necesite. Dependiendo de cómo pretendas utilizar el equipamiento, lo podrían presupuestar dentro de los costes operacionales o de los costes organizativos.
