BALANCE GENERAL Y PRESUPUESTO

PORTAFOLÍO OCHO DE MARZO

REFLEXIÓN

El balance general y el presupuesto le sirven a un comunicador para desarrollar las estrategias a implementar en el área comunicacional de la empresa, le ofrecen herramientas para formular planes de acción y definir rublos presupuestales. Permiten que el comunicador se construya como un gerente de las comunicaciones e interactué con diferentes departamentos, proporcionando un desarrollo integral de la empresa, tanto a nivel interno como externo.

Por otro lado el comunicador es le encargado de socializar la información contable de la empresa, pro tanto si conoce como funciona podrá codificar las informaciones de tal modo que los diferentes públicos interesados de la organización tengan acceso a la información de forma veraz, sencilla y oportuna. Además esta información le permitirá crear incentivos o plnes de ahorro entre los empleados y las directivas y dependiendo de la situación de la empresa, lo que permitirá mejorar el clima organizacional.

PRESUPUESTO

Un presupuesto es un plan que traduce las operaciones organizacionales en dinero, este plan requiere de la especificación de los gastos y la procedencia de los ingresos. Consiste en la previsión y planeación de la ejecución de un trabajo, en términos monetarios, para un período determinado con el fin de alcanzar unas metas propuestas

CLASIFICACIÓN DEL PRESUPUESTO

1. Por el tipo de empresa:

1. Públicos: Son aquellos que realizan los gobiernos, Estados, Empresas Descentralizadas, etcétera, para controlar las finanzas de sus diferentes dependencias.

2. Privados: Son los presupuestos que utilizan las empresas particulares, como instrumento de su administración.

2. Por su contenido:

1. Principales: Estos presupuestos son una especie de resumen, en el que se presentan los elementos medulares, en todos los presupuestos de la Entidad.

2. Auxiliares: Son aquellos que muestran, en forma analítica, las operaciones estimadas por cada uno de los departamentos que integran la organización de la Compañía.

3. Por su forma:

1. Flexibles: Estos presupuestos consideran anticipadamente, las variaciones que pudiesen ocurrir y permiten elasticidad, por posibles cambios o fluctuaciones propias, lógicas o necesarias.

2. Fijos: Son los presupuestos que permanecen invariables, durante la vigencia del período presupuestario o en el curso de varios. La razonable exactitud con que se han formulado, obliga a la Institución a aplicarlos en forma inflexible a sus operaciones, tratando de apegarse lo mejor posible a su contenido.

4. Por su duración:

La determinación del lapso que abarcarán los presupuestos dependerá del tipo de operaciones que realice la Empresa, y de la mayor o menor exactitud y detalle que se desee, ya que a más corresponderá una menor precisión y análisis. Así pues, puede haber presupuestos:

1. Cortos, los que abarcan un año o menos.
2. Largos, los que se formulan para más de un año.

REQUISITOS PARA UN BUEN PRESUPUESTO

1. Conocimiento de la empresa: Los presupuestos van siempre ligados al tipo de entidad, a sus objetivos, a su organización, y a sus necesidades, su contenido y forma varían de una institución a otra principalmente en el grado de análisis requerido, por lo cual es indispensable el conocimiento amplio de las empresas, los objetivos y las necesidades en que se hayan de aplicar.

2. Exposición del plan o política: El criterio de la compañía y los objetivos frente al presupuesto deberán hacerse conocer a través de manuales o instructivos, esto con el propósito de uniformar el trabajo y coordinar las funciones de las personas encargadas de la preparación y la ejecución del presupuesto, definiendo responsabilidades y los límites de autoridad en cada uno de ellos, así como evitar opiniones particulares o diversas.

3. Coordinación para la ejecución del plan o política: Deberá existir un Director del presupuesto, que actuará como coordinador de todos los departamentos que intervienen en la ejecución del plan. La sincronización de las diferentes actividades se harán elaborando un calendario, en que se precisen las fechas en que cada departamento deberá tener la información necesaria, para que las demás secciones puedes desarrollar sus estimaciones.

4. Fijación del período presupuestal: La determinación de este período opera en función de diversos factores, tales como la estabilidad o inestabilidad de las operaciones de la empresa, el tiempo del proceso productivo, las tendencias del mercado, ventas de temporada, etcétera.

5. Dirección y vigilancia: Una vez aprobado el plan, cada uno de los departamentos recibirá la delegación de elaborar los presupuestos que les correspondan, con las instrucciones o recomendaciones, que ayudarán a los jefes a poner en práctica dichos planes.

Un buen sistema de presupuesto requiere de un trabajo continuo y minucioso, estudio de las circunstancias que pudieran modificarlo; que la persona que haya de encargarse de él, posea conocimientos y tiempo suficientes para vigilar tanto su cumplimiento como los posibles cambios.

6. Dirección y vigilancia: La voluntad de implantación del presupuesto por parte de los directivos y su respaldo es indispensable para su buena realización y desarrollo, lo cual da al presupuesto un uso no solamente informativo sino que lo convierte en un plan de acción operativa, y de patrón de medida de lo ejecutado.

COSTES

El cálculo de costes te ayudará a determinar de manera realista lo que te costará poner en práctica tu plan operacional.

Costes operacionales: costes directos resultantes de la realización del trabajo. Por ejemplo: el coste del alquiler de instalaciones para la celebración de actos, la impresión de una publicación, los viajes en donde se van a llevar a cabo los trabajos de campo; también se podrían incluir materiales, equipamiento, transporte y servicios.

Costes organizativos: costes de tu base organizativa que incluyen a la dirección, administración o gobierno. Una vez que te hayas decido por el mejor sistema de organización para apoyar tus planes organizativos, incurrirás en los gastos organizativos de manera regular, aunque no lleves a cabo tus planes o no tengas niveles de actividad tan altos como habías esperado. Por ejemplo: si alquilas instalaciones para tus proyectos, pero sólo consigues llevar a cabo dos de ellos, aún tendrás que pagar el alquiler de los otros espacios; si has contratado a una recepcionista, le tendrás que pagar, aunque se haya dispuesto poco de sus servicios.

Costes de empleo de personal: costes de tu personal básico, como son los participantes en la administración, las personas que realizan un trabajo transversal de proyectos (este tipo de costes se pueden categorizar dentro de «costes organizativos»). Estos costes incluyen sus salarios y cualquier otro subsidio como la asistencia médica o el pago de los fondos de pensiones de los que son responsables. Puedes «cancelar los costes de personal» a ciertos proyectos a cargo de la organización. Así, por ejemplo, si tu agente de publicaciones va a gastar la mitad de su tiempo trabajando en publicaciones para un proyecto en particular, entonces puedes incluir la mitad de su salario y subsidio en tus costes del proyecto. Si tu Director va a gastar un 15% de su tiempo proporcionando apoyo administrativo para el jefe del mismo proyecto, entonces el 15% de su tiempo y subsidio también puede ser cargado a nombre del proyecto.

Costes de inversión: costes para grandes «inversiones» que, mientras sean necesarias debido al proyecto o proyectos, permanecerán como capital organizativo incluso después de que acabe el proyecto. Los vehículos y equipamiento como también los ordenadores y fotocopiadoras se pueden incluir en esta categoría. Puede que todos los proyectos los utilicen, o bien, sólo un proyecto en particular los necesite. Dependiendo de cómo pretendas utilizar el equipamiento, lo podrían presupuestar dentro de los costes operacionales o de los costes organizativos.